Come mantenere la produttività da remoto

Lo smart working ha cambiato il nostro modo di approcciare al lavoro e talvolta può rappresentare un rischio per la produttività dei lavoratori. Ecco alcuni consigli per mantenere la produttività da remoto ed evitare cali di motivazione e concentrazione

L’emergenza sanitaria che stiamo vivendo ci costringe a modificare, a volte anche radicalmente, le nostre abitudini e soprattutto il nostro rapporto con i luoghi di lavoro e il lavoro stesso.
Se in passato la presenza in azienda era considerata fondamentale dalla buona parte delle aziende, oggi, per cause di forza maggiore, sono sempre di più le imprese che si stanno attrezzando per permettere ai propri dipendenti di lavorare in smart working in maniera permanente anche nel post-pandemia, recandosi in ufficio solo quando necessario.
I vantaggi dello smart working, se ben applicato, sono svariati sia per l’azienda sia per i lavoratori:

• L’azienda può ridurre le dimensioni degli uffici traslocando ad esempio in locali più piccoli e rimodulando gli spazi in maniera flessibile, per adeguarli a diverse esigenze, ad esempio con postazioni pc flessibili e ampie sale meeting
• I lavoratori risparmiano notevolmente evitando di recarsi in ufficio tutti i giorni, hanno maggiore flessibilità nell’organizzare la propria giornata lavorativa, puntando maggiormente sugli obiettivi

Tuttavia, questa nuova modalità di lavoro non è esente da difficoltà e problemi: la prima domanda che si sono fatte tutte le aziende pioniere nell’implementare lo smart working, anche nell’era pre-pandemia, è sempre la stessa.

Come mantenere la produttività da remoto dei dipendenti?

Lavorare da casa può essere comodo sotto molti aspetti, ma può anche far aumentare le distrazioni e provocare un calo di concentrazione e motivazione che, alla lunga, si ripercuote sulla produttività dei dipendenti.
Per mantenere invariata la produttività dei lavoratori anche da remoto è necessario in primo luogo ripensare il modo di lavorare, fissando delle regole chiare e delimitando momenti e contesti virtuali in modo preciso.
Il primo compito di un manager è dunque stabilire con i propri collaboratori delle regole condivise per lo smart working. A questo proposito può essere utile:

• Predisporre un momento di formazione collettiva sul lavoro agile
• Individuare delle linee guida condivise da seguire per lavorare da remoto
• Selezionare e mettere a disposizione di tutti i giusti strumenti tecnologici
• Garantire in maniera costante e da parte di tutti l’accesso a dati e documenti
• Attivare dei canali di comunicazione che permettano a tutti i membri di un gruppo di lavoro e ai vari reparti di restare in contatto tra loro

Quali strumenti implementare per lo smart working?

Un capitolo a parte andrebbe dedicato agli strumenti, digitali e non: se alcuni sono indispensabili in ogni caso, altri andrebbero selezionati in base alle esigenze specifiche del team, alle mansioni ed alle necessità dei singoli lavoratori.
Per garantire la produttività anche da remoto è indispensabile sicuramente avere a disposizione:

• Un CRM per la condivisione di informazioni sui clienti e sul loro buyer’s journey
• Un buon software di Project Management per tenere sotto controllo le lavorazioni, la produttività di ciascun dipendente e lo stato di avanzamento dei vari progetti
• Un sistema di Instant Messaging adeguato che consenta una comunicazione rapida ed efficace sia tra singoli sia tra membri di uno stesso team, con delle chat di gruppo o delle room create in base alle esigenze (per team, per progetto, per cliente etc.)

Ma non solo.
Anche l’email e il caro vecchio telefono possono rivelarsi utili in determinate circostanze: come sempre, dopo aver stabilito delle regole di massima bisogna applicarle utilizzando il buonsenso.

Valgono le stesse regole per tutti i reparti?

Le regole e gli strumenti base dello smart working sono uguali per tutti, ma andando nello specifico ogni reparto dovrebbe avere un piano d’azione personalizzato e, di conseguenza, potrebbe aver bisogno di regole e strumenti ad hoc.
Ad esempio, le esigenze del reparto produttivo per quanto riguarda la comunicazione tra i dipendenti o con i clienti potrebbero essere diverse da quelle del reparto vendite: in quest’ultimo caso, il punto cardine resta la condivisione costante di informazioni e documentazione relativa a prodotti e clienti, per cui è bene pensare di implementare, accanto agli strumenti di comunicazione base come il software di Instant Messaging scelto dall’azienda, dei canali paralleli in cui effettuare comunicazioni veloci e informali, volte anche a tenere alta la collaboratività e la motivazione, come le chat di gruppo su WhatsApp e Telegram.
Lo stesso discorso vale per le riunioni di coordinamento: alcuni reparti, come appunto il reparto Sales, potrebbero averne bisogno più spesso o comunque in forme e modalità diverse. Non bisogna sottovalutare il fatto che passare da un ufficio affollato alla solitudine della propria abitazione possa essere in un primo momento demotivante per i lavoratori, di conseguenza è importante definire dei momenti di coordinamento in forma digitale per:

• mantenere alta attenzione e concentrazione
• fare il punto della situazione sullo stato di avanzamento dei progetti
• programmare nuove attività
• Dare al team di lavoro l’occasione di confrontarsi e di fornire feedback individuali sull’organizzazione del lavoro da remoto

Infine, da non sottovalutare è il rischio di una over-connection: gli strumenti di comunicazione digitale possono, all’opposto, generare un fenomeno di iper-connessione che alla lunga può diventare stressante per i lavoratori.
Ecco perché andrebbero fissate delle regole per l’utilizzo dei canali di comunicazione digitale, in primo luogo stabilendo il diritto alla disconnessione di ognuno al di fuori degli orari e dei giorni di lavoro.

E tu, quali strumenti e quali regole stai utilizzando per mantenere la produttività da remoto del tuo team di lavoro?