Sales team management: come farlo da remoto

Gli strumenti di comunicazione digitale cambiano completamente il contesto e la cornice della comunicazione: per rendere efficace il Sales Team Management anche da remoto, il Sales Manager è chiamato a ripensare completamente le sue strategie comunicative e di gestione del team di vendita. Vediamo come

L’attività di Sales Management già normalmente presenta delle caratteristiche e delle peculiarità che rendono necessaria la massima attenzione nella sua organizzazione da parte del Sales Manager: fare sales team management da remoto, cioè gestire la forza vendita attraverso meeting e riunioni online, come in questo periodo storico si rende sempre più spesso necessario, rischia di complicare ulteriormente la faccenda.
Vediamo perché e come abbattere gli ostacoli che si frappongono tra il sales manager, il suo team vendita e una gestione ben riuscita.

Sales Team Management: cosa cambia da remoto?

Organizzare dei meeting online per il team di vendita sembra all’apparenza semplice: basta dare appuntamento a tutti i partecipanti in un giorno e un’ora ben precisi, assicurarsi che la connessione funzioni bene, accendere la webcam e via.
In realtà, anche se non si vede, sono molte le variabili in gioco che rendono un incontro virtuale molto diverso da una riunione fisica.
Il modo di comunicare, attraverso la mediazione dello schermo di un computer, si modifica infatti completamente, per una serie di ragioni:

• Non vedere fisicamente le altre persone davanti a sé taglia fuori tutta la dimensione non verbale ricca di tante informazioni utili. Le distrazioni, provenienti sia dalla realtà digitale che da quella fisica, dalle notifiche su smartphone e pc ai figli che giocano in casa, aumentano in maniera esponenziale
• All’inverso, cala esponenzialmente la soglia dell’attenzione, perché mantenersi concentrati davanti ad uno schermo è molto più difficile che dal vivo
• A tutto questo si aggiungono i problemi tecnici relativi al funzionamento non sempre impeccabile di device e connessioni

Va da sé, fatte queste premesse, che pensare di gestire il team di vendita durante una riunione virtuale utilizzando gli stessi strumenti e strategie comunicative che si mettono in atto dal vivo non solo è poco utile, ma rischia di essere addirittura controproducente.
Il Sales Manager ha quindi il compito di ripensare, in questa nuova era della comunicazione digitale, le modalità di interazione con il team vendita creando un nuovo flusso comunicativo che si adatti alle esigenze dettate dall’utilizzo dei canali digitali.

Gestire il team vendita in modo efficace

La parola chiave è, come sempre, organizzazione: la prima cosa da fare è capire che la comunicazione digitale richiede un diverso tipo di organizzazione rispetto a quella dal vivo e comportarsi di conseguenza, creando nuove routine e nuove dinamiche di comunicazione.

Le fasi a cui prestare attenzione nell’organizzazione di un meeting virtuale sono:

• La fase preliminare, che precede e prepara i partecipanti e i relatori alla riunione online
• La fase centrale, ovvero l’organizzazione e gestione del meeting stesso che va a sua volta suddiviso in varie fasi di svolgimento
• La fase conclusiva e il follow up, cioè il momento di chiusura della riunione e l’organizzazione delle attività e delle azioni che devono seguire la conclusione del meeting

Vediamole nei dettagli.

Fase preliminare: cosa fare prima del meeting
Se in passato, durante la vita da ufficio, era sufficiente convocare una riunione comunicando al team vendita data e ora dell’incontro in sala meeting, adesso è indispensabile preparare il terreno con delle azioni preliminari affinché la riunione virtuale si svolga in modo efficace.
Prima di un meeting virtuale il sales manager dovrebbe realizzare una scaletta dettagliata dell’incontro, da condividere eventualmente con gli altri membri del team in modo che ognuno possa conoscere in anticipo i punti all’ordine del giorno della riunione di vendita.
Inoltre, dovrebbe assicurarsi di mettere a disposizione di tutti i partecipanti eventuali documenti necessari in fase di riunione, come report e statistiche sulle attività degli ultimi mesi, presentazioni di nuovi prodotti/servizi etc.

Fase centrale: sviluppare la riunione online del sales team
Durante la riunione bisogna osservare tempi e ritmi ben precisi, da rispettare seguendo una scaletta della riunione che dia modo a tutti di partecipare e assicuri di toccare ogni argomento che necessita di essere approfondito.
È bene iniziare con un giro rapido di saluti e convenevoli per poi passare direttamente all’azione, seguendo un ordine di questo tipo:

• Breve introduzione del responsabile vendite che ricorda nuovamente gli obiettivi della riunione in corso e i punti all’ordine del giorno
• Giro di parola di tutti i membri del team per fare il punto della situazione su cosa è stato fatto, cosa si sta facendo e quali sono invece gli obiettivi per il prossimo futuro di ciascun venditore
• Sviluppo dei vari argomenti di discussione
• Giro di domande per chiarimenti e approfondimenti

Fase conclusiva e follow up: motivare e “attivare” i sales
Anche la conclusione della riunione e la successiva fase di follow up vanno curate nei dettagli, per convertire quanto detto durante il meeting in azioni concrete e aiutare partecipanti a non dimenticare gli obiettivi fissati in riunione.
A questo scopo, la chiusura deve essere “attiva”, ovvero:

• Prevedere l’assegnazione a ciascuno di compiti e attività da svolgere secondo tempistiche dettagliate al termine della riunione
• Inviare una mail di recap di quanto detto e il riepilogo della “to do list” di ciascun membro del team

Ultimo ma non meno importante: non trascurare l’impatto psicologico ed emotivo che lo strumento digitale può avere sulla comunicazione con il team di vendita.
A questo scopo è bene prevedere periodicamente uno spazio di confronto libero, in cui i membri del team possano esprimere dubbi, perplessità o anche frustrazioni circa la gestione del team di vendita da remoto, dare suggerimenti e spunti ed esprimere il loro punto di vista. Far sentire tutti i membri importanti per il team è fondamentale per lavorare sulla loro motivazione ed evitare cali di produttività pericolosi per il lavoro di squadra.

Ora hai tutti gli spunti che ti servono per un sales team management da remoto che sia ugualmente efficace e tenga alta la produttività dei tuoi venditori!