FAQ: risposte a tutte le domande sulla preparazione di un virtual meeting

Come si organizza un virtual meeting? Quali sono gli strumenti indispensabili? Chi deve occuparsene? Le risposte a queste ed altre domande 

Le nuove forme di lavoro da remoto a cui siamo stati, volente o nolente, costretti ad abituarci negli ultimi mesi hanno reso necessario spostare su canali virtuali tutta una serie di attività che prima si svolgevano dal vivo.
Tra queste, anche riunioni, meeting e incontri con il proprio team di lavoro, i propri manager e i propri clienti sono state trasportate online grazie ai nuovi strumenti di comunicazione digitale, non senza intoppi.

Come organizzare un virtual meeting? Le risposte alle FAQ

Le perplessità dei nostri clienti quando si parla di meeting virtuali, webinar e eventi online sono di vario genere: di seguito abbiamo cercato di raccogliere tutte le domande più comuni e frequenti che i nostri clienti ci fanno circa l’organizzazione di meeting virtuali.

Quale piattaforma scegliere per organizzare un virtual meeting?

La prima domanda che molti si fanno quando si approcciano all’organizzazione di un meeting o di un evento virtuale riguarda la scelta della piattaforma di hosting: Zoom, GoToMeeting, Skype, Google Hangouts. Le possibilità sono talmente tante che è facile andare in confusione e avere dei dubbi su quale sia la scelta più adatta alle proprie esigenze.
Delle varie piattaforme per meeting virtuali e delle loro funzionalità abbiamo parlato nel dettaglio qui.
In realtà, benché ognuno di questi software abbia indubbiamente dei punti di forza e dei punti di debolezza, spesso non è la scelta della piattaforma a fare la differenza ma la decisione di affiancare una segreteria organizzativa e soprattutto una regia che possano aiutare a sviluppare correttamente le varie fasi dell’evento e dirigerlo in modo efficace, evitando quindi che si trasformi in un noioso susseguirsi di interventi e presentazioni.
La buona notizia è che la nostra regia si adatta a qualunque tipo di piattaforma si sia scelto di usare per il proprio evento, massimizzando quindi prestazioni e risultati.

Di quali strumenti ho bisogno per organizzare un meeting online?

Segreteria organizzativa e regia sono, appunto, due strumenti indispensabili, insieme al software prescelto per il meeting, per organizzare un evento, una riunione o un webinar online di successo.
La segreteria organizzativa è indispensabile in tutte le fasi di organizzazione perché si occupa di creare una scaletta dell’evento, dei funnel personalizzati per ciascun partecipante e una fase di follow up utile a monitorare i risultati dell’evento.
La regia permette di “dinamizzare” l’evento o il meeting grazie all’alternanza delle visualizzazioni tra relatori, pubblico e presentazioni e ad altri strumenti multimediali come titoli a scorrimento, sigle di apertura, sottopancia e jingle che aiutano i partecipanti a proiettarsi nel vivo dell’evento e a sentirsene parte integrante anziché semplici spettatori.
Altri strumenti indispensabili per il successo di un meeting online sono:

• Presentazioni efficaci, che siano di supporto visivo al discorso dello speaker
• Strumenti per l’interazione in tempo reale come live chat e room nelle quali poter spostare all’occorrenza i partecipanti suddividendoli in gruppi
• Sondaggi e questionari in tempo reale per valutare il grado di soddisfazione degli utenti

Qual è la figura professionale più adatta a occuparsi dell’organizzazione?

I manager e i professionisti che già prima si occupavano dell’organizzazione di eventi e meeting fisici sono sicuramente le figure aziendali più indicate ad occuparsi anche dell’organizzazione dei meeting online.
Tuttavia, cambiando completamente la cornice dell’incontro e rendendosi necessario l’utilizzo di strumenti tecnologici sarebbe bene affiancargli una figura più tecnica come un IT manager, che abbia dimestichezza con l’utilizzo di strumenti di comunicazione digitale.
Il consiglio è di affiancare sempre al team aziendale interno una squadra esterna di professionisti del settore che possano supportare le figure aziendali nel lavoro di organizzazione del meeting online che, come abbiamo visto, è più complesso di quanto sembra.

Quanto costa organizzare un meeting virtuale?

I costi dipendono molto dal tipo di evento che si vuole organizzare: una riunione interna avrà chiaramente un costo di organizzazione molto diverso da un vero e proprio evento aziendale online.
Molto dipende non solo dalla portata dell’evento e dal numero di partecipanti, ma anche da quali sono le esigenze specifiche del gruppo di lavoro e dell’azienda, e quindi da quali strumenti, eventualmente a pagamento, si sceglie di utilizzare per il meeting.
Di conseguenza, stabilire un costo fisso è molto difficile: bisogna valutare caso per caso. In generale però si può dire che organizzare un evento online è meno costoso che organizzare un evento dal vivo.

Quanto tempo prima bisogna partire con l’organizzazione?

Come abbiamo già accennato, l’organizzazione di un evento virtuale deve essere ancora più impeccabile di quella di un evento in presenza, perché le variabili in gioco sono molto diverse e, per alcuni aspetti, molto più imprevedibili, quindi è indispensabile essere ben preparati ad affrontare eventuali difficoltà inattese.
È bene quindi cominciare per tempo ad organizzare il proprio evento online, stabilendo come primo step una scaletta dell’evento che preveda anche delle tempistiche dettagliate sia delle fasi preliminari sia dell’evento stesso.
Ne abbiamo parlato qui.

L’evento virtuale deve essere per forza in diretta?

Il live streaming è una mania che ci ha contagiato un po’ tutti: in realtà non tutti gli eventi online devono necessariamente essere in diretta.
Molto dipende, anche in questo caso, dalle esigenze specifiche e dalla tipologia di meeting: se chiaramente è impossibile pensare ad un evento registrato che preveda l’interazione dei partecipanti, d’altra parte questo tipo di format può essere adatto per corsi di formazione e aggiornamento che possono prevedere uno spazio per eventuali chiarimenti e domande anche in un secondo momento e tramite un incontro – sempre virtuale – one to one tra corsisti e relatori.
In tutti gli altri casi, la diretta è sicuramente lo strumento più efficace per tenere alta l’attenzione e stimolare il coinvolgimento di tutti i partecipanti, quindi assicurare il successo del proprio meeting virtuale.