Presentazioni virtuali efficaci: come realizzarle passo dopo passo

Nel passaggio dal fisico al virtuale, anche le presentazioni vanno adeguate onde evitare che perdano di incisività. Ecco come realizzare presentazioni virtuali efficaci passo dopo passo

Realizzare una presentazione efficace è già una sfida – se pensi il contrario ti sbagli: ne abbiamo parlato qui. Quando poi si tratta di realizzare una presentazione per uno speech da tenere durante un meeting virtuale, le cose si complicano ulteriormente.
In questi ultimi mesi tutti, volente o nolente, abbiamo dovuto imparare ad utilizzare e a gestire i nuovi strumenti di comunicazione digitale: l’emergenza sanitaria che stiamo vivendo, con la conseguente impossibilità di incontrarsi dal vivo, ha spostato la gran parte dei meeting e degli eventi sul virtuale, “obbligandoci” a prendere dimestichezza sempre maggiore con piattaforme per i virtual meeting come Zoom, Google Hangouts e Skype.
Dal canvas o kick-off commerciale annuale ai Sales Meeting, oggi il mondo degli eventi viaggi sui canali digitali.
Diventa quindi fondamentale adattare strategie e strumenti alle nuove modalità di comunicazione e interazione, primo fra tutti il modo di realizzare una presentazione efficace.

Eventi online: cosa cambia dal fisico al virtuale?

Spostare incontri, riunioni ed eventi sul virtuale sembra semplice, ma non lo è affatto: non soltanto perché un virtual meeting richiede un’organizzazione specifica e, nella maggior parte dei casi, diversa e molto più dettagliata di quanto non sia necessario per un evento in presenza, ma anche perché il modo di comunicare da parte dei relatori e il modo di ascoltare e di apprendere da parte dei partecipanti cambia radicalmente quando di mezzo ci si mette lo schermo di un computer.
In particolare, quello che ci interessa ai fini della realizzazione di una presentazione efficace, è:

• Il fatto che la soglia dell’attenzione dei partecipanti si abbassa notevolmente nel passaggio al virtuale
• Viene tagliata fuori tutta la dimensione non verbale della comunicazione, nonché le dinamiche di interazione fisica (si pensi solo all’alzata di mano) con cui i partecipanti possono sentirsi coinvolti nella presentazione, artefici del loro stesso apprendimento anziché meri spettatori

Come realizzare una presentazione virtuale efficace

Fatta questa doverosa premessa, è chiaro che un relatore, anche il più abile nell’arte oratoria, non può affrontare un’aula virtuale nello stesso modo in cui affronterebbe un’aula fisica, pena la dispersione del suo talento.
Di conseguenza, anche una presentazione che sarebbe stata efficace durante uno speech in presenza potrebbe non esserlo – anzi, quasi sicuramente non lo sarà più – durante uno speech virtuale.
Se per gli eventi in presenza tutto ruota intorno alla classica presentazione realizzata in Power Point, Keynote o Google Slide, le vecchie slide non sono più sufficienti per rendere efficace una presentazione virtuale.
Come procedere?

• Il primo passo da fare è tagliare tutte le informazioni che non sono assolutamente indispensabili: se durante un incontro online la soglia dell’attenzione si abbassa, anche la durata dell’intervento dovrà essere ridotta, pena la perdita dell’attenzione da parte della platea;
• Le informazioni che restano fuori dalla presentazione possono invece efficacemente essere convertite in documenti da inviare prima o dopo la riunione per preparare il pubblico all’intervento o integrarlo, oppure sintetizzate in forma di metafore, video o immagini da lanciare nel corso dello speech, o ancora in domande da porre alla platea in modo da tenerne vivo l’interesse

Durante uno speech virtuale le sole slide non bastano a catturare e tenere alta l’attenzione degli spettatori. per evitare noia e distrazione davanti allo schermo, e importante:

• Suddividere lo speech in blocchi di massimo 10/15 minuti l’uno, inframezzando momenti di interazione con il pubblico, come una domanda che riattiva l’attenzione della platea richiedendo un feedback sia semplice, ad esempio chiedendo di alzare la mano, sia complesso, attraverso la partecipazione a sondaggi e quiz in tempo reale, chat e breakout room
• Dare all’evento virtuale una connotazione multimediale, utilizzando quanti più strumenti diversi è possibile (sigle, intermezzi e jingle musicali, immagini, video etc.) in modo da fornire stimoli sensoriali diversi e tenere “sveglia” la mente dei partecipanti
• Affidarsi ad una regia “televisiva” per garantire uno svolgimento dinamico dell’evento, garantire una visualizzazione ottimale e gestire al meglio l’alternanza tra relatori, presentazioni, pubblico e la presenza di eventuali traduttori

Con questi accorgimenti sarà possibile trasformare una presentazione destinata ad un evento fisico in una presentazione adatta alla comunicazione in un evento virtuale.
Ora hai tutti gli strumenti che ti servono per realizzare presentazioni virtuali efficaci!