Quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale virtuale?

Quando bisogna partire con l’organizzazione? Con quanto anticipo contattare i relatori e inviare gli inviti? E quanto deve durare un evento virtuale? La risposta a queste ed altre domande sulle tempistiche di un evento aziendale virtuale

Organizzare un evento aziendale virtuale non è un’impresa titanica, ma d’altra parte non è neanche così semplice come può, all’apparenza, sembrare: come per ogni altra attività, affinché riesca bene è necessario organizzarla curandone ogni aspetto fin nei minimi particolari e soprattutto elaborando una schedulazione e una tempistica dettagliata delle cose da fare.

Quanto tempo serve per organizzare un evento virtuale?

Non esiste una risposta univoca a questa domanda perché molto dipende dai casi, dalle esigenze e soprattutto dalla tipologia di evento che si intende organizzare.
Un meeting interno di un team di lavoro sicuramente richiede un’organizzazione molto più basic rispetto ad un canvas commerciale annuale, quindi anche le tempistiche legate all’organizzazione saranno molto diverse.
In generale l’organizzazione degli eventi online ha dei tempi meno lunghi rispetto all’organizzazione di un evento dal vivo, ma comunque è sempre meglio muoversi con anticipo, soprattutto se non si è avvezzi all’organizzazione di eventi online e se è la prima volta che se ne organizza uno: diciamo che la macchina organizzativa dovrebbe iniziare a partire in un lasso di tempo che va dai 6 mesi ai 1 mese prima della data prevista dell’evento.
In questa prima fase sarà opportuno stabilire:

• La data e l’ora dell’evento
• Chi si occuperà di cosa (ad esempio, il manager che gestirà l’intero evento, le figure che si occuperanno della parte tecnica e quelle che gestiranno gli aspetti organizzativi etc.)
• Uno scaletta – per sommi capi – dell’evento in cui vengono individuati e contattati i relatori, i vari momenti e le tempistiche di svolgimento

Schedulare dettagliatamente le tempistiche di un evento virtuale

Un evento online ha tempi molto diversi da un evento fisico: eliminando tutti i momenti “morti”, generalmente un evento virtuale ha una durata inferiore rispetto ad un evento dal vivo, anche perché bisogna fare i conti con l’ostacolo effettivamente rappresentato dalla distanza e quindi con la difficoltà da parte dei partecipanti di tenere alta la soglia dell’attenzione e il coinvolgimento che, davanti ad uno schermo, inevitabilmente decadono anche nei più motivati.
Stabilire la durata ideale di un evento virtuale non è possibile, perché dipende molto dalla tipologia di evento (si tratta di un meeting di formazione? di un evento commerciale?) e dalla quantità di contenuti che si hanno a disposizione.
In linea di massima una scaletta funzionale dovrebbe prevedere:

• Una breve introduzione con i saluti e uno speech dell’organizzatore o degli organizzatori della durata di massimo 10 minuti
• La fase di kick-off, ovvero presentazione della scaletta dell’evento che ha l’obiettivo di introdurre i contenuti che verranno affrontati durante l’evento e che si svolge rapidamente, in 5 minuti
• Gli interventi dei vari relatori, la cui durata non dovrebbe eccedere i 40/45 minuti
• Uno spazio per l’interazione, in cui ai partecipanti viene data la possibilità di fare domande e fornire i loro feedback sui contenuti e sull’evento in generale, tramite strumenti quali chat e sondaggi in tempo reale, la cui durata può essere molto variabile in relazione al numero di relatori e alla quantità di contenuti presentati
• Se necessario, uno spazio per il lavoro in piccoli gruppi, a cui dedicare massimo 1 ora
• Uno speech conclusivo che ricapitola i punti salienti dell’evento, a cura degli organizzatori, della durata di circa 10 minuti

Quando fare cosa? Tempistiche per l’organizzazione di un evento virtuale

Ci sono poi altre tempistiche che vanno stabilite in anticipo e che riguardano non lo svolgimento ma l’organizzazione delle fasi preliminari e successive all’evento stesso.
In particolare bisogna definire:

• Quando inviare gli inviti ai partecipanti: generalmente qualche settimana prima a seconda della tipologia dell’evento
• Quando e quante volte inviare dei promemoria (ad esempio una mail di remind) per ricordare che la data dell’evento sta per avvicinarsi: generalmente, una settimana prima, il giorno prima e 1 ora prima dell’evento stesso
• Quando e quante mail di follow up inviare al termine dell’evento per ringraziare i partecipanti, inviare i materiali riassuntivi o la registrazione dell’evento, chiedere loro di compilare un questionario per lasciare un feedback e così via: generalmente una mail va inviata subito, il giorno stesso o al massimo il giorno dopo, ed entro una settimana può essere inviata un’altra mail con i materiali dell’evento e l’eventuale sondaggio

Come abbiamo visto quindi non è possibile rispondere alla domanda “quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale virtuale?” in modo univoco, perché le tempistiche cambiano a seconda delle esigenze e del tipo di evento che si intende organizzare.
L’importante però è che l’evento venga definito in tutte le sue fasi e relative tempistiche, così come la suddivisione di compiti e ruoli, siano stabilite con altrettanta chiarezza onde evitare problemi organizzativi.